{"id":432,"date":"2017-01-25T18:44:13","date_gmt":"2017-01-25T17:44:13","guid":{"rendered":"http:\/\/nmrii.nl\/?p=432"},"modified":"2020-06-27T21:12:05","modified_gmt":"2020-06-27T19:12:05","slug":"stop-mail-stress-7-tips-om-handiger-met-je-mail-om-te-gaan","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/nmrii.nl\/?p=432","title":{"rendered":"Stop mail-stress! 7 tips om handiger met je mail om te gaan…"},"content":{"rendered":"

\"\"Hoeveel mailboxen heb jij? Als ik alles bij elkaar optel blijk ik 5 mailboxen te hebben waarvan ik er 3 frequent in gebruik heb. E\u00e9n daarvan gebruik ik\u00a0voor mijn activiteiten in het kader van N-Mrii Stress Solutions. Daarnaast heb ik nog een priv\u00e9mailbox\u00a0waar naast de gebruikelijke mails\u00a0enorm veel ellende binnenkomt van bedrijven waar ik ooit informatie heb opgevraagd en waar ik de bomen niet meer kan scheiden van het bos. En uiteraard heb ik een zakelijk account bij de werkgever waar ik werkzaam ben en waar\u00a0eveneens forse hoeveelheden\u00a0mails per dag binnenstromen. Oh ja, ik krijg vier van de vijf mailboxen ook op twee verschillende mobieltjes binnen. Daarnaast heb ik twee whats-app accounts, twee mobiele nummers waarop sms binnenkomt, messenger van facebook en van LinkedIn, een vaste huistelefoon\u00a0en op het werk jabber.\u00a0En, ik heb ook een skype-account en een deurbel voor face-to-face-contact. Ik ben dus enorm bereikbaar… Maar wil ik dat wel? Wat zijn\u00a0de uitdagingen van mail?<\/p>\n

Probleem 1 – De enorme hoeveelheid mail<\/strong><\/p>\n

En,\u00a0ga daar maar eens aanstaan… elke dag je mailbox bijgewerkt en leeg… geen achterstallig gedoe. En met een lekker gevoel naar huis. Of is jouw mailbox ook zo’n energievreter die eindeloos vol staat met bekeken, niet bekeken en weer op niet gelezen gemarkeerde berichten staan? Het lijkt erop dat mail en app de leidraad van je dag aan het worden zijn. Want wees nu eerlijk. Als je op het werk komt, is het eerste en het laatste wat je doet, je mail bekijken en wegwerken. Je opent mail en sluit hem na 5 minuten weer (als ongelezen) omdat je er nu geen zin in hebt, je er over na moet denken of het veel meer tijd kost. Zo komt het voor dat je \u00e9\u00e9n bepaalde mail al tig keer geopend en gesloten hebt, zonder er ook maar iets mee te doen. De inhoud van\u00a0de mail heeft zich inmiddels wel lekker genesteld in je hoofd…<\/p>\n

Probleem 2 – De ander verwacht meteen een reactie<\/strong><\/p>\n

Maar wat is mail nu eigenlijk?\u00a0Post?\u00a0Telefoon? Een mail is een getypt bericht al dan niet voorzien van bijlagen dat in luttele seconden bij een ander is, waar ook ter wereld. Het is minder formeel dan post. Het lijkt\u00a0op telefonisch contact omdat het bericht net zo snel als met bellen bij de ander is. Het lijkt dus\u00a0synchrone communicatie omdat de\u00a0ander meteen reactie verwacht. Maar mail\u00a0is geen synchroon communicatiemiddel. Immers, de ander bepaalt wanneer hij reageert. Kortom, door mail is alles veel sneller en zijn de verwachtingen op een snelle reactie ook enorm hoog. Er zijn heel wat mensen die hun mail dag en nacht aan hebben staan, elke 5 minuten hun berichten checken en alle geluiden op hun mobiel na werktijd aan hebben staan zodat geen enkel bericht kan worden gemist.<\/p>\n

Probleem 3 – Onduidelijke inhoud<\/strong><\/p>\n

Normale communicatie wordt bepaald door\u00a0woorden, stem, intonatie en lichaamstaal.\u00a0En de laatste drie missen in mail. Daar heb je alleen woorden en de woordkeuze. En die wordt bepaald door de afzender vanuit zijn eigen werkelijkheid. De lezer kan de woorden totaal anders opvatten. Tussen de regels door worden vaak dingen gelezen die er helemaal niet staan en waardoor de lezer de boodschap totaal verkeerd interpreteert. En dat leidt tot piekeren of\u00a0rijzende nekharen. Hierdoor krijgt de ontvanger de neiging om helemaal niet te reageren en de mail weg te flikkeren of meteen op hoge poten een reactie terug te sturen… met alle gevolgen van dien… immers, die boodschap komt ook weer verkeerd aan waardoor contact alleen nog maar mogelijk is via een hatelijke mailwisseling. Daarbij wordt veel mail verstuurd zonder enig doel. Je weet niet wat er van je verwacht wordt, er staat geen vraag in, of geen deadline. En als je daar dan weer op gaat reageren, zijn we allemaal weer even zoet… daar worden we immers voor betaald.<\/p>\n

Probleem 4 – CC’s en BCC’s<\/i><\/u><\/strong><\/p>\n

Oooh ja, en dan niet te vergeten dat de hele wereld mensen in CC of soms zelf BCC meeneemt. Want ja, je moet je toch echt indekken. De (B)CC-ontvanger moet immers reageren als hij of zij het er niet mee eens is. Zeker 25% tot\u00a050% van mijn mail is een CC. Interessant… als die mensen die je zo graag willen informeren.<\/p>\n

Onhandig met mail omgaan leidt regelrecht tot stress<\/strong><\/p>\n

Als die mails zorgen voor:<\/p>\n