Pomodoro’s met het hele gezin. Optimaal thuiswerken!

5 april 2020 N-Mrii

De werkgever van Susan heeft besloten dat iedereen moet thuiswerken. Ze kan nu lekker aan de slag met dat nieuwe project waarvoor heel wat werk verzet moet worden. Dat denkt ze… Haar man werkt op de IC van een universitair ziekenhuis en maakt veel overuren. Omdat ook de scholen zijn gesloten, komt de zorg van hun dochters vooral op Susan neer. Met een leeftijd van 5 en 7 jaar vragen ze de hele dag aandacht. Ze denken dat ze vakantie hebben. Want mama is thuis en de zon schijnt. Dus willen ze van alles samen doen. Susan schiet hierdoor niet op met haar projectplan. Ook haar mailbox loopt vol. Ze wordt er moedeloos van. Ze heeft het gevoel dat ze 100 ballen hoog moet houden, terwijl ze aan het einde van de dag er nog meer losse eindjes bij heeft gekregen.

Na de training ‘Jongleren met taken en tijd’ heeft Susan leren werken met haar focuspiek. Tijdens het virtuele coachgesprek geeft Susan nu aan dat het haar niet goed lukt om haar kerntaken tijdens dit optimale concentratiemoment af te werken. Haar kinderen treden op als stoorzenders. Ik beaam dat dit ook een lastige situatie is. Werken in het ‘Corona-tijdperk’ is totaal anders op een provisorische werkplek waarbij collega’s zijn vervangen door een thuiswerkende partner en veeleisende kinderen met de spanningsboog van een garnaal. Ik stel voor om samen eens te puzzelen en te kijken welke alternatieven ze heeft om, met de kids erbij, wat effectiever te werken. Susan maakt een tweedeling in haar taken. Kerntaken die concentratie vergen en routinematige taken die minder aandacht vragen. We onderzoeken haar kerntaken. Want deze kunnen weer opgesplitst worden in een voor-, hoofd- en nawerk. Voorwerk ziet ze als het verzamelen van alle benodigde informatie voordat ze echt aan de slag kan met bijvoorbeeld een projectplanning. Nawerk omvat het nakijken van plannen, maar ook het bellen of mailen van collega’s voor updates. Susan geeft aan dat het voor- en nawerk ook routinematig is.

De Pomodoro-techniek
Volgens deze methode zet je een wekker op 25 minuten en ga je onafgebroken aan de slag met een kerntaak zonder afleiding. Als de wekker afgaat, neem je een paar minuten pauze voor een kort afschakelmoment. Na 5 minuten zet je de wekker weer op 25 minuten en ga je geconcentreerd verder. Dit doe je vier Pomodoro’s lang waarna je 25 minuten pauzeert. Vervolgens richt je je op andere taken die minder concentratie vergen.

Vervolgens kijken we naar het ritme en de schoolactiviteiten van de kids. Welk ‘huiswerk’ vergt concentratie. Het blijkt dat alle gezinsleden zich ’s morgens het beste kunnen concentreren. Voor korte duur. Dat vraagt om toepassing van een alternatieve Pomodoro-techniek. Ik vraag Susan of ze met de meiden kan afspreken om ’s morgens drie Pomodoro’s van 30 minuten in te plannen. Om 9 uur, 10 uur en 11 uur. Tijdens die korte tijdsspanne (een focuspiekje) is de afspraak dat iedereen in stilte aan haar taak, huiswerk of puzzel werkt. Susan kan dan mooi met haar kerntaken aan de slag. Na die 30 minuten mag iedereen stoom afblazen tot de volgende Pomodoro. Die tijd besteedt Susan aan routinematige taken. Daarnaast plant Susan elke werkdag twee tijdsblokken van een uur in voor een extra focuspiek; één ’s morgens van 6.30 tot 7.30 uur en één ’s avonds van 20.00 tot 21.00 uur. ’s Middags plant ze alleen routinematige taken zoals mails en telefoontjes. Ze houdt elke middag een paar uur vrij om volledig aan de meiden te besteden. Haar werkdag ziet er totaal anders uit, maar het geeft haar rust. Ze voelt zich nu minder schuldig richting haar werkgever.

De tips op een rijtje

Maak een overzicht van je kerntaken (die concentratie vergen) en routinetaken (die minder aandacht vragen). Scheid daarbij voor- en nawerk van de kerntaken en bestempel deze als routinetaken.
Plan tijdelijk twee extra focuspieken voor de kerntaken op werkdagen tijdens bedtijd van de kinderen (’s morgens en ’s avonds).
Plan ’s middags tijd en aandacht voor de koters.
Betrek het hele gezin in jouw focusplan.
Geef elke gezinslid verantwoordelijkheid over hun eigen planning.
Plan drie Pomodoro’s van 30 minuten met behulp van een leuke kookwekker en spreek af dat iedereen dan in stilte aan een ‘belangrijke kerntaak’ werkt.
Plak na elke Pomodoro stickers op de poster.
Doe de overige tijd routinematige klussen.

Susan betrekt de kinderen bij haar idee. Elke dag om half 5 bepalen ze samen welk huiswerk ze de volgende dag af moeten hebben. Elke morgen om half 9 doen ze een ‘dagstart’ en delen ze hun Pomodoro’s voor die dag in. Susan heeft hiervoor online een grote grappige kookwekker besteld die op tafel de tijd netjes bijhoudt. Daarnaast heeft ze een groot vel op de koelkast geplakt met hun drie namen. Er worden vrolijke stickers geplakt voor elke gelukte Pomodoro. Elke week kunnen ze 45 stickers verdienen. 35 plakkers levert ze al een kleine beloning op . Ze spreken af dat ze bij 200 stickers iets groots mogen plannen als alles achter de rug is. De meiden willen unaniem naar een pretpark.

Een week later belt Susan mij enthousiast op. ‘Wat een verschil!’, vertelt ze. ‘Het lijkt wel of we als gezin dichter bij elkaar zijn komen te staan. Iedereen vindt het meestal leuk om een dagstart te doen. Ze krijgen nu veel meer positieve aandacht van mij maar ook van elkaar. En ik krijg meer gedaan voor mijn werk. Iedereen blij!’.

N-Mrii

Wil je minder werkstress? Meer werkplezier? Kijk dan op minderstressophetwerk.nl voor informatie over Stress- en Burn-out Coaching of Teamcoaching.

Interesse in stressreductietrainingen of communicatietrainingen? Kijk dan bij de trainingen die ik geef. Elke training heeft een verdiepingsprogramma van twee maanden. Hiermee kun je het geleerde ook borgen in jouw werkpraktijk.

Meer informatie over incompany leiderschapstraining en/of -coachtraject op maat? Neem dan contact op met Anne-Marie via info@nmrii.nl.