Undercover in de kantoortuin

Al vroeg neem ik plaats op een strategische plek. Er is nog niemand. Ik neem de tijd om even rond te lopen. Het is een langwerpige ruimte met zes blokken van werkplekken. Het oogt kaal. Hoewel het flexplekken zijn, lijkt het erop dat iedereen een eigen bureau heeft bemachtigd. Prullaria en fotootjes trachten de troosteloosheid iets draaglijker te maken. Mijn opdracht voor de komende dagen? Een ‘undercover’ observatietaak.

De eerste medewerkers lopen binnen. Geen nieuwsgierige vragen aan mij. Ze zijn wel gewend aan vreemde gezichten. De twee praten even over het weekend en gaan dan in stilte aan de slag. De afdeling druppelt vol totdat er 21 collega’s aanwezig zijn. Het is gedaan met de rust. De telefoon rinkelt naar hartenlust. Het ene rinkeltje klinkt vriendelijk en zacht. Het andere schelt de ruimte in. Het geping van skype-berichten voert de ondertoon. Er lopen continu collega’s van andere afdelingen binnen. Ze staan ongeduldig aan bureaus te hinken omdat ze meteen antwoord willen. Eén van de collega’s voert een verhit gesprek aan de telefoon. Iedereen kijkt op en luistert geamuseerd mee. Een ander collegaatje is de hele dag druk met koffie halen. Ze blijft lang weg en steeds als ze terug komt, probeert ze met iedereen een praatje te houden. Typisch vluchtgedrag. Twee heren voeren een amicale discussie over de volgende stap in een project. Een derde vangt een half woord op en bemoeit zich er ongevraagd mee. Hij heeft helemaal niet door dat zijn geïrriteerde collega’s zijn mening niet op prijs stellen. Toch zeggen ze er niets van en doen ze een poging tot negeren. Een roodharige dame stelt, steeds als zij een taak heeft afgerond, de hele afdeling daarvan op de hoogte. Non-verbaal worden er heel wat verhoogde wenkbrauwen uitgewisseld. Ook als de teamleider een paar opdrachten uitdeelt. Aan het einde van de dag valt één van de mannelijke collega’s uit tegen de roodharige dame. Hij is haar gezeur helemaal zat. Het wordt doodstil op de afdeling. De spanning is voelbaar. De ‘koffiedame’ staat meteen overdreven vrolijk op en vraagt sussend wie er koffie wil.

Als ik later mijn rapportage toelicht aan mijn opdrachtgever gaat het simpel gezegd om drie zaken; geluid, stoorzenders en samenwerking. Samen bespreken we deze punten met het team.

De akoestiek in de kantoortuin is bedroevend. Zelfs het voorbij zoevende verkeer op de naast gelegen snelweg dringt binnen. Je moet je goed kunnen afsluiten, wil je lekker kunnen werken. Het management besluit in overleg met het team een aantal absortiewandjes te plaatsen om het geluid te dempen. Ook mogen de medewerkers met flinke korting een noise cancelling koptelefoon aanschaffen.

Dan de stoorzenders. Binnenkomende meldingen van mails, skype-berichten, privé-appjes en rinkelende telefoons, vragen van collega’s, roepende collega’s, bellende en pratende collega’s verstoren de werkdag bovenmatig. Het lijkt wel een kippenhok. Je moet je goed kunnen focussen, wil je daar geen last van hebben. Naast het uitzetten van allerlei notificaties denkt het team dat een gezellige overlegtafel met een hoge lange bank helpt om de verstoringen te verminderen. Ook de werkplekken worden anders ingedeeld. Achterin wordt een stiltehoek gemaakt. Rondom het zitje, de ‘contactblokken’.

Ten slotte de samenwerking. Als je met veel mensen in één ruimte zit, weet je dat er gedoe komt. Zeker in zo’n hectische omgeving. Collega’s gaan zich storen aan gedrag van anderen maar spreken dat niet uit. Het team spreekt af dat ze tussen half 10 en half 12 zoveel mogelijk in stilte werken. Collega’s van andere afdelingen worden gevraagd hiermee rekening te houden. Iedereen haalt vanaf nu zijn eigen koffie. Het zorgt tegelijk dat er meer bewogen wordt. Er wordt afgesproken alleen te ‘zenden’ als het nodig is of als er om gevraagd wordt. Het team nodigt me uit om een communicatietraining te verzorgen.

Een half jaar later spreek ik mijn opdrachtgever voor een andere klus. Ik vraag hem hoe het gaat met het team. Hij is enthousiast. De maatregelen die het team zelf heeft voorgesteld, hebben het werkplezier bevorderd. Ondanks de negatieve berichtgeving kan werken in kantoortuinen de productiviteit flink stimuleren. Als de teamleden prikkels in de vorm van geluid, verstoringen, sfeer en werkstress goed managen.

N-Mrii

Wil je minder werkstress? Meer werkplezier? Kijk dan op minderstressophetwerk.nl voor informatie over Stress- en Burn-out Coaching of Teamcoaching.

Interesse in stressreductietrainingen of communicatietrainingen? Kijk dan bij de trainingen die ik geef. Elke training heeft een verdiepingsprogramma van twee maanden. Hiermee kun je het geleerde ook borgen in jouw werkpraktijk.

Meer informatie over incompany leiderschapstraining en/of -coachtraject op maat? Neem dan contact op met Anne-Marie via info@nmrii.nl.