Prioriteiten stellen!
Tijdens de derde korte les van de online training ‘Jongleren met taken en tijd’ staat het onderwerp prioriteiten stellen op de agenda. Na de introductie laat ik een youtube filmpje zien over de ‘Pickle Jar Theory’. Vertaald is een Pickle Jar een augurkenpot. De lege pot is een metafoor voor een nieuwe werkdag. De onderliggende vraag luidt ‘Hoe vul je jouw dag?’. Begin je je dag met onbelangrijke taken, je mailbox, geneuzel in de marge? In dit geval het zand. Of vul je hem met de belangrijke zaken, je kerntaken, de dingen waarmee je je werkdoelen bereikt? De keien.
De filosofieprofessor vertelt zijn studenten dat, als je de (in dit geval een mayonaise) pot begint te vullen met water, zand, grind en tenslotte te keien, het simpelweg niet past. Dan heb je aan het einde van de dag heel veel gedaan maar niet de dingen die echt belangrijk zijn. Begin je de pot echter te vullen met de keien en vervolgens het grind en de rest, dan past alles gewoon in de pot. Dan houd je je alleen bezig met jouw kerntaken en is de rest bijzaak.
Voorafgaand aan de training vraag ik de deelnemers een logboek bij te houden. Daarin moeten ze al hun activiteiten opschrijven inclusief de tijd die ze daaraan besteden. Kortom, tijdschrijven. Niet echt een leuke opdracht maar wel verhelderend. Ik krijg veelal twee soorten reacties die gaan over verstoringen. Eén in de trant van…. ‘Ja, maar als ik de telefoon niet opneem of een mail niet meteen beantwoord, heb ik later meer werk!’. De andere reactie als ‘Ik ben me nu pas bewust hoe chaotisch mijn dag is. Hoe vaak ik verstoord word en daar al mijn tijd in weg lek! Geen wonder dat ik ’s avonds ontevreden naar huis rij!’.
Sonja, de manager van een verkoopteam, kreeg op één dag 26 telefoontjes, 56 whatsapp berichten, 43 mailtjes en werd ze 11 keer aangeschoten door een collega. De berichten in de teamsgroepen had ze niet eens meegenomen. Terwijl ze die dag van plan was een complexe klacht af te handelen. Door meteen te reageren op de verstoringen schuift ze haar eigen belangrijke taken steeds vooruit. Sonja lijkt een dankbaar afvoerputje te zijn voor de taken van anderen. Door niet de focussen, geen nee te zeggen en te verzuimen werk te delegeren.
Ten slotte leg ik uit hoe de deelnemers hun activiteiten kunnen indelen op basis van het Eisenhouwer-kwadrant. De meesten zien dat ze te veel in het stress- en assertiviteitskwadrant zitten. En dat ze uitgestelde taken vanuit het plankwadrant stelselmatig verschuiven naar het stresskwadrant. Het maakt ze bewust hoe ‘slecht’ ze in de praktijk prioriteiten stellen.
Je kunt de ‘Pickle jar’ ook als metafoor voor je leven gebruiken. Focus jij je op de echt belangrijke dingen in het leven? Of loop je de kans dat, als je op je sterfbed ligt, je tot je eigen spijt moet bekennen dat je te weinig aandacht hebt gegeven aan je geliefde, je kinderen en de dingen die echt belangrijk waren?
De oorlog in Ukraine en de nucleaire dreiging vanuit Rusland zetten me deze week met beide benen op de grond. Wat is nog belangrijk als je zoveel vluchtelingen halsoverkop hun vertrouwde huis en haard ziet verlaten? Als achterblijvers in provisorische schuilkelders bestookt worden met clusterbommen? Als een eensgezind volk vecht voor de eigen vrijheid tegen één machtige agressor? Wat heeft dan prioriteit?
N-Mrii
Creëer beweging met N-Mrii Stress- & Performance Solutions!
Specialist in leiderschapsontwikkeling, strategische procesbegeleiding, groepsdynamiek, communicatieve vaardigheden, persoonlijke effectiviteit en stressmanagement.
Mail: info@nmrii.nl
Site: www.minderstressophetwerk.nl
Site: www.minderstressophetwerk.online (N-Mrii’s Online Academy)
Online live incompany trainingen voor teams! Korte trajecten van zes wekelijkse sessies van 2 uur!
- Timemanagement training ‘Jongleren met taken en tijd!’
- Communicatie training ‘Effectief communiceren op het werk!’‘
- Stressmanagement training ‘Flow op je werk!‘
- Training positieve psychologie ‘Positief omgaan met verandering, tegenslag en negativiteit!’
