Waarom vandaag doen als het tot morgen kan wachten? Deel 2 – In 7 stappen je uitstelgedrag aanpakken!

Weet je het al? Stel jij vooral saaie, grote of spannende taken uit? En waar komt jouw uitstelgedrag vandaan? Is het desinteresse (lees luiheid), onzekerheid of angst? En in welke zone bevindt jouw uitstelgedrag zich? De comfortzone, de stretchzone of de stresszone?

In mijn vorige blog schreef ik over uitstelgedrag, waar dat vandaan komt. Deze week in deel 2, kun je lezen hoe je uitstelgedrag aanpakt. Dat ga je in 7 stappen doen. Want uitstellen als gevolg van luiheid moet je heel anders aanpakken dan uitstelgedrag dat een gevolg is van angst. Overigens hoef je je uitstelgedrag helemaal niet aan te pakken als dit gedrag niet tot problemen leidt of je er volstrekt geen last van hebt.

Stap 1 – Zoek naar een patroon: welke activiteiten stel je regelmatig uit?

Bedenk eens goed wanneer je uitstelt en om wat voor taken dat gaat. Zijn het belangrijke activiteiten of stellen ze niet zoveel voor? Gaat het om grote of om kleine taken? Gaat het om moeilijke taken waar je weinig ervaring mee hebt of om eenvoudige activiteiten. Voorbeelden van taken die je kunt uitstellen zijn:

• een klant bellen met een lastige boodschap
• de was strijken
• de post en mails openen en lezen
• het werken aan een groot rapport
• de voorbereiding van een presentatie

Stap 2 – Zoek naar de reden van jouw uitstelgedrag: waarom stel je dit soort activiteiten stelselmatig uit?

Gaat het om saaie, grote of lastige taken? Bepaal vervolgens bij deze taken die je uitstelt of ze in je comfortzone, stretchzone of stresszone bevinden. Met andere woorden; zijn deze taken ronduit saai? Of dagen deze taken je uit en ben je aan het zoeken hoe je er het beste mee om kunt gaan? Of verlammen deze taken je omdat je bang bent wat er zou kunnen gebeuren als je een potje maakt van deze taak. Ben je bang dat je afgewezen wordt? Dat de ander je niet meer aardig vindt? Of ben je bang om te fouten te maken of weerstand te krijgen?

Als het goed is heb je nu een beeld van je uitstelgedrag:

• saaie taken in je comfortzone
• grote en spannende taken in je stretchzone
• erg spannende taken in je stresszone

En dat is voor iedereen verschillend. De ene persoon begint met werken en vindt het enorm spannend om de telefoon op te pakken. Terwijl een ander voor een zaal met 600 man staat te spreken alsof hij met zijn vrouw aan het babbelen is vanuit de comfortzone. Zoals ik in mijn blog van vorige week al schreef, alles went, dus als je veel belt is het oppakken van de telefoon op een gegeven moment niet meer spannend. Je kunt je comfortzone dus oprekken door veel van de spannende activiteiten te doen.

Stap 3 – Kies de juiste aanpak voor jouw vorm van uitstelgedrag

Saaie taken

Het uitstellen van bezigheden die je niet interessant vindt maar toch moeten, moet je plannen of delegeren. Bij saaie taken gaat het om discipline! Intentieafspraken (ik zal het doen, ik ga het proberen) met jezelf helpen niet. Het helpt als je met jezelf resultaatsafspraken maakt waarbij je precies plant wat je wanneer doet en klaar hebt. Discipline is dus het toverwoord als je de taak niet aan een ander kunt overlaten.

Grote en spannende taken

In de stretchzone, ofwel de zone van naaste ontwikkeling, zit jouw grootste potentie. Door deze zone te betreden maak je je comfortzone groter waardoor je prettiger functioneert.

Bij grote of spannende taken spelen meerdere aspecten een rol. Allereerst gaat het om de vaardigheden waarmee je de taak tot een goed einde brengt. Hierbij gaat het om bijvoorbeeld plannen en organiseren, resultaatgerichtheid, overtuigingskracht, oordeelvorming, analytisch vermogen en/of besluitvaardigheid. Als je een plan moet schrijven of een presentatie moet opstellen, is het belangrijk dat je precies weet wat er van je verwacht wordt. Als je niet goed weet waar je moet beginnen, hoe je de taak precies moet aanpakken, sta je al met 1-0 achter.   Daarvoor moet je voordat je begint goed doorvragen bij de opdrachtgever. Hoe vaak gebeurt het niet dat iemand een plan heeft geschreven maar dat de inhoud volstrekt niet aansluit of hetgeen de bedoeling was. Zonde van ieders tijd. En het geeft ook nog een hoop frustratie. Een super goede opdrachtomschrijving (hoe klein de opdracht ook lijkt) is essentieel! En het helpt je uitstelgedrag te voorkomen omdat je concreet met de taak bezig bent. Bij mij werkt het zo; als ik een opdracht krijg, kijk ik eerst waar het precies om gaat en stel ik vragen als het niet duidelijk is. Vervolgens kijk ik wanneer het af moet zijn. Op de een of andere manier is dan een zaadje in mijn hoofd geplant dat met de taak aan de slag gaat. Ik noem dat “sudderen”. De opdracht spookt dan een paar weken op een prettige manier in mijn hoofd en iedere keer komen er allerlei ideeën naar boven. Die schrijf ik meteen op. Na een week of twee heb ik een plan in hoofd- en bijzaken volledig in mijn hoofd uitgewerkt en vastgelegd op één A-4-tje. Als ik vervolgens begin met schrijven of uitwerken, heb ik het plan ook heel snel af. Oké, sorry, ik dwaal af. Terug naar de vaardigheden. Stel dus vast welke vaardigheden je nodig hebt om jouw uitstelvalkuil te overwinnen. Beperk je hier tot één of twee vaardigheden, hou het klein en ga deze ontwikkelen zodat je de taak die je regelmatig uitstelt handiger kunt uitoefenen.

Vervolgens ga je jezelf onderdompelen in die vaardigheid. Je gaat de confrontatie met de taak en jezelf aan. Door iets wat je niet kunt, heel vaak te doen, ga je vaardigheid ontwikkelen. Wellicht ben je bekend met de 10.000-uur regel. Volgens deze regel moet je een activiteit 10.000 uur oefenen om een expert te worden of tot de wereldtop te horen. 10 jaar dus…. dat geldt dus ook voor voetballen, piano spelen en rapporten schrijven.

Erg spannende taken

De taken waarvan je regelrechte stress krijgt, verlammen je. In de stresszone is het niet mogelijk om echt te leren. Die taken probeer je te vermijden… en waarom? Omdat je bang bent. Een stemmetje in je hoofd saboteert je. En dat helpt niet. Ergens heb jij jezelf wijs gemaakt dat je iets niet kunt. Of dat anderen je niet aardig vinden als je iets doet wat anderen misschien niet leuk vinden. In dit geval helpt het als je je denkpatronen aanpast. Dat is een verhaal apart. Bij taken waarvan je echt stress krijgt en die je regelrecht verlammen, kun je het beste hulp vragen van een collega of leidinggevende. Door heel klein te gaan oefenen met steun van iemand anders, ga je leren dat alles wat je in je hoofd hebt gezet, onwaar is. En vandaar uit kun je kleine stapjes gaan maken naar de stretchzone.

Stap 4 – Accepteer dat je niet perfect bent en dat je moet investeren in het overwinnen van je uitstelgedrag

Een beetje mild zijn voor jezelf is ook belangrijk. Het is niet erg of stom dat je stress hebt van taken die je moeilijk vindt. Dat je wakker ligt van kleine dingen…. wat ’s nachts ook nog eens 10 keer erger is. Kortom, wees een beetje aardig voor jezelf. Als je investeert in je ontwikkeling door aan het werk te gaan met je uitsteluitdaging, heb je de eerste stap al gezet. Zeg vooral heel vaak tegen jezelf dat je aan het oefenen bent en dat het resultaat niet perfect hoeft te zijn. Jouw succes wordt elke keer weer bepaald door het feit dat je met de taak aan de slag gaat, dat je oefent, dat je ermee bezig bent. Het is niet belangrijk of je het goed of slecht doet… of dat je wel of niet succesvol bent. Het gaat om de activiteit, niet om het resultaat. Dat komt vanzelf na veel oefenen.

Stap 5 – Plan de saaie, grote of spannende taken als eerste activiteit van de dag of op vaste momenten in de week

Plan de taken, ongeacht de aard van de taak, in je agenda. Hak grote of spannende taken in stukjes en plan deze in je agenda. Zorg dat een grote taak een week voor de deadline af is. Dat geeft enorm veel rust. Doe de moeilijke taken bij voorkeur zo vroeg mogelijk in de ochtend. Dat geeft een goed gevoel voor de rest van de dag. Als je eenmaal begint uit te stellen, komt het er toch niet meer van. En combineer saaie taken met een leuke bezigheid. Bijvoorbeeld de was kun je mooi op een vast tijdstip voor je favoriete serie wegwerken.

Stap 6 – Confronteer jezelf heel veel met deze activiteit

Een collega die tegen mij zegt dat hij iets niet kan of moeilijk vindt, laat ik deze taak juist extra veel uitvoeren. Veel doen haalt immers de lading van de taak en zorgt voor succes. Een leidinggevende die zegt dat hij zijn medewerkers in hun kracht wil benutten, trapt in de valkuil van de medewerker die zegt ergens niet goed in te zijn maar eigenlijk bang is omdat hij onvoldoende ervaring heeft. Jammer, want zo blijft een medewerker in zijn comfortzone en ontwikkelt hij zich niet. Het is juist leuk om jezelf te ontwikkelen en uit te dagen. En het is goed als bedrijven en organisaties dat stimuleren.

Stap 7 – Wees elke keer dat je een lastige taak hebt uitgevoerd trots op jezelf ongeacht het resultaat

Je bent aan het leren en dat vergt heel veel oefening! Dat is al een prestatie op zich. En daar mag je onwijs trots op zijn…. Ik ben in ieder geval trots op jou!

Wanneer ga jij je uitstelgedrag aanpakken? 😉

N-Mrii