Eerste hulp bij chaos in je hoofd – 3 handige tools!
Het is bizar om te zien hoe óók doeltreffende collega’s compleet kunnen vastlopen en volstrekt improductief worden in hun werk. Onder druk lijken vaardigheden, die er normaal voor zorgen dat je effectief en efficiënt werkt, compleet te verdwijnen. Productiviteit keldert achteruit bij stress. Want in pogingen om grip te krijgen, gaat een medewerker zijn effectieve vaardigheden overdrijven, door harder en chaotischer te werken, waardoor hij juist nog improductiever wordt. Daarbij gaat hij meer fouten maken dat weer leidt tot tijdrovend ‘rework’.
Een belangrijk hulpmiddel bij werkdruk en stress is het creëren van overzicht en het aanbrengen van focus. Afstand nemen en vertragen helpt. Hieronder drie ‘eerste-hulp-tools’ om grip te krijgen in tijden van chaos.
Tool 1 – Breng je stressbronnen in beeld met de ‘emmertjes-methode’
Als je het idee hebt de grip op je werk kwijt te zijn, is het slim om al je stressbronnen letterlijk in beeld te brengen. Ik gebruik hiervoor de ‘emmertjes-methode’. Door de onoverzichtelijke beerput in je hoofd leeg te scheppen in aparte emmertjes, creëer je overzicht. Je vult elke emmer met één stressbron. Daarbij maak je onderscheid tussen interne en externe stressbronnen. Een interne stressbron is bijvoorbeeld perfectionisme of ’24/7-aan-staan’. Externe bronnen liggen buiten jezelf. Dat kunnen roddelende collega’s zijn, te veel werk, een veeleisende leidinggevende of een irritante ex. Vervolgens geef je aan hoe vol elke emmer zit. Als je alle stressbronnen in beeld hebt, kijk dan eens wat je opvalt. Welke emmers lopen in elkaar over? Waar heb je het meeste last van? Kies dan één of twee emmers waarmee je als eerste aan de slag gaat. Zo leeg je stap voor stap alle emmers. Door overzicht te creëren en de focus op één stressbron te leggen, in plaats van de hele beerput, krijg je rust in je hoofd en weer grip op je werk.
Tool 2 – Doe een breindump
Als je een overvolle agenda hebt, van overleg naar overleg rent en niet weet wanneer je de tijd hebt om zaken af te werken of voor te bereiden, is het tijd voor een breindump. Want in jouw ultieme poging om alles te onthouden, wordt het alleen maar drukker in je hoofd. Niet zo handig! Die eindeloze to-do-lijst in je hoofd zorgt voor onrust. Hoe doe je een breindump? Ook dit is een eenvoudige maar effectieve tool. Schrijf alles, maar dan ook echt alles, wat in je hoofd zit en waar je nog iets mee moet of wilt op een geeltje. Gebruik één geeltje per onderwerp. Je schijnt zo’n 200 onafgemaakte zaken in je hoofd te hebben. Die vergen onnodig veel hersencapaciteit. Als je alles opgeschreven hebt, ga je de taken categoriseren. De ‘misschien ooit-taken’ haal je er tussen uit en leg je apart. De taken die geen prioriteit hebben, geef je maand en jaartal mee wanneer je ernaar gaat kijken. De overige taken voorzie je van de datum wanneer je ermee aan de slag wilt. Daarbij schrijf je de ‘eerst-volgende-actie’ op het briefje. Zo weet je precies wat je als eerste moet doen met deze taak. Ten slotte leg je de geeltjes op volgorde van datum, bepaal je wat je de komende week oppakt en begin je met de taak die het snelste af moet. Focus je op een beperkt aantal taken. Maximaal zes. Komen er nieuwe acties bij? Schrijf ze op lege geeltjes en voeg ze toe. Ik gebruik hier bewust geen elektronische tool voor. Met geeltjes maak ik letterlijk mijn hoofd leeg en kan ik er vervolgens mee schuiven terwijl alles volledig in beeld blijft.
Tool 3 – Onderzoek je cirkel van invloed
Soms kun je afglijden in zaken waar je totaal geen invloed op hebt. Ik heb dat met de ziekte van mijn ouders. En met alle ellende in de wereld. Je kunt het ook op het werk ervaren. Stomme beslissingen van de directie of niet functionerende collega’s. ‘Je weet het zeker… Dit komt nooit meer goed’ vertel je tegen collega’s. Klagende negatieve collega’s kunnen je ook zo leegzuigen. Wat je ook doet, het verandert gewoon niet. Soms heb je geen invloed maar blijf je je er toch druk om maken. Dat kost bakken met energie en gaat ten koste van je werkplezier. Hoe kun je daarmee omgaan? Teken een kleine cirkel, de cirkel van invloed, en daarom heen nog een cirkel, de cirkel van betrokkenheid. In de binnenste cirkel schrijf je alle zaken die je bezighouden én waar jij met jouw gedrag invloed op hebt. In de buitenste cirkel noteer je de dingen waar je last van hebt maar geen invloed op hebt. Onderzoek wat je genoteerd hebt. Verplaats de zaken waar je geen invloed op hebt, maar die wel in de cirkel van invloed staan, naar de cirkel van betrokkenheid. Laat ze los. Dat je betrokken bent is oké maar zoek naar een manier waarop jij de situatie kunt accepteren. Stop met aandacht geven hieraan. Focus je alleen op de zaken in jouw cirkel van invloed.
Wil jij met stress- en timemanagementvaardigheden aan de slag? Stuur me een bericht!
N-Mrii
Strategisch procesbegeleider met focus op gedrag en groepsdynamiek!
Creëer beweging met N-Mrii Stress- & Performance Solutions!
Specialist in leiderschapsontwikkeling, strategische procesbegeleiding, groepsdynamiek, communicatieve vaardigheden, persoonlijke effectiviteit en stressmanagement.
Mail: info@nmrii.nl
Site: www.minderstressophetwerk.nl
Site: www.minderstressophetwerk.online (N-Mrii’s Online Academy)
