Hoe blijf je weg van advies en activeer je oplossend vermogen? (2)
Tijdens de wekelijkse bila geeft Rachel, jouw senior medewerker, aan dat ze behoorlijk last van stress heeft. Ze maakt al weken overuren, heeft gedoe thuis met één van haar puber-kids en ze slaapt slecht. Ze is moe en heeft het te druk. Haar huisarts adviseert haar om maar eens wat rustiger aan te doen. Ze legt het bij jou op tafel en vraagt hoe ‘we’ dit gaan oplossen. Ze wil zich echt niet ziek melden. Je kijkt haar waarderend aan en geeft aan dat je het hartstikke vervelend voor haar vindt. Vervolgens vraag je haar wat ze van jou verwacht. Ze valt stil en kijkt je een beetje verward aan. ‘Tja, dat weet ik zelf eigenlijk niet… Mijn probleem oplossen?’ antwoord ze wanhopig.
Je stelt voor om een kop koffie te pakken en eens te kijken wat er speelt. Dankbaar loopt ze mee naar het koffie-apparaat. In gedachten bereid je het gesprek voor omdat je geneigd bent om te gaan helpen, te gaan redden. Adviezen, zoals ‘Zorg dat je goed slaapt! Draag wat taken over aan Richard. En… Ga op tijd naar huis!’ , helpen niet weet je uit ervaring. Je wilt het oplossend vermogen bij Rachel activeren. Daarvoor is het belangrijk dat je oordeelloos luistert en probeert te begrijpen waar Rachel vast loopt.
Terwijl jullie met een bekertje automatenkoffie gaan zitten, kijk je Rachel vriendelijk aan. ‘Vertel’ zeg je ‘Waar loop je precies tegen aan?’. Rachel begint haar verhaal redelijk chaotisch. Er komt een ware stortvloed van situaties uit die een brei aan gedachten, pingpongende emoties en allerlei lichamelijke spanningen te weeg brengen. Ze voelt zich vastzitten in het drijfzand. Het lukt haar niet om eruit te komen en het lijkt alsof ze alsmaar dieper zakt. Ze voelt zich steeds machtelozer. Het lucht Rachel op om alles eruit te gooien. Jouw oprechte aandacht is al de helft van de oplossing. Haar probleem wordt gezien.
Je stelt Rachel voor om samen te kijken hoe ze weer overzicht zou kunnen krijgen in de chaos die zich in haar hoofd heeft opgehoopt. Met vochtige ogen kijkt ze op en stemt in. Je vraagt haar eerst wat de gevolgen zijn van haar stress. Die zijn pittig en tonen de noodzaak om er iets aan te doen. Vervolgens laat je Rachel haar stressbronnen in beeld brengen met behulp van emmertjes, een metafoor om overzicht te krijgen. Haar puberzoon gaat in een emmertje. Haar perfectionisme krijgt een emmer. Ook een collega waarmee ze op ramkoers is, haar mailbox, project X waar ze nu ’s avonds aan werkt en het ontbrekende overzicht over haar werk krijgen allemaal een apart vaatje. Terwijl ze naar haar emmertjes kijkt en hiermee letterlijk afstand neemt van haar stressbronnen, geeft ze aan dat niet alle emmers even vol zitten. Ze is zich ook bewust dat ze niet overal invloed op heeft. Ze besluit om aan de slag te gaan met de emmer ‘ontbrekend overzicht’. Ze legt vervolgens de vraag bij jou neer of de deadline van emmer ‘project X’ met drie maanden verschoven kan worden. Ten slotte wil ze ook werken aan haar ‘perfectionisme’. Ze kiest hiermee voor drie acties en de rest van de emmers laat ze even links liggen. Ze staat energiek op en bedankt je voor je luisterend oor. Ze heeft echt het gevoel dat ze weer grip krijgt op haar situatie en dat lucht enorm op.
Terwijl je in de middag de afdeling op loopt, staat Rachel bij het bureau waar Saskia zit. Kennelijk loopt Sas vast in haar rapportage en heeft de hulp van de senior ingeroepen. Je hoort Rachel concrete feedback geven. ‘Ik zie dat je veel woorden gebruikt voor de conclusie. Je start met te veel details en eindigt met een te uitgebreide conclusie’. Saskia kreunt en geeft aan dat ze in haar eigen valkuil is getuind. ‘Ik moet met de conclusie beginnen en dan hooguit drie korte argumenten gebruiken voor de onderbouwing. Als ik het omdraai en de details eruit streep, wordt mijn rapport een stuk krachtiger!’. Ze gaat er meteen mee aan de slag. Rachel kijkt tevreden op en een brede lach verschijnt op haar gezicht.
Als ikzelf ergens op vastloop, helpt het mij als ik mijn gedachten kan ordenen. Dat doe ik het beste door het hardop uit te spreken. Meestal is mijn man de pineut tijdens het wandelen met de honden. Hij heeft inmiddels ‘geleerd’ dat hij dan geen adviezen moet geven of mijn gedachten plat moet slaan. Dan ga ik ‘in verzet’ omdat ik vind dat hij het niet snapt. Door mijn verhaal te structureren, krijg ik weer overzicht. Zijn verdiepende vragen helpen daarbij. Op deze manier heb en houd ik de regie over mijn uitdagingen en problemen.
Het is eenvoudiger dan je denkt om iemand te helpen die even vastloopt. Geef geen advies maar wees oordeelloos, toon begrip en stel vragen. Gaat het om complexere zaken dan kun je onderstaande checklist gebruiken om het oplossend vermogen bij de ander te activeren.
In 5 stappen het oplossend vermogen activeren!
- Breng de huidige situatie in beeld – Laat de ander zijn verhaal doen. Spiegel de ander. Vraag door naar wat raakt. Sta stil bij eventuele emoties die een oplossing in de weg staan.
- Creëer overzicht – Creëer overzicht door het verhaal van de ander in eigen woorden samen te vatten.
- Breng de gewenste situatie in beeld – Vraag naar de wens van de ander en wat de ander nodig heeft. Hiermee maak je een weg vrij naar de bereidheid om het probleem op te lossen.
- Bedenk gedragsalternatieven – Laat de ander verschillende oplossingen bedenken en welke het meest werkbaar is in de ogen van die ander. Bemoei je niet met de oplossing, vraag wel door in hoeverre de optie te realiseren is. Welke scenario’s of gedragsalternatieven kunnen bijdragen aan de gewenste richting?
- Zorg voor actie – Bespreek óf en hoe de ander werk gaat maken van oplossing. Kijk naar mogelijke obstakels en bedenk hoe die getackeld kunnen worden.
Zorg dat je de tijd neemt en niet te snel naar de oplossing toe werkt. Soms moet er eerst gesudderd worden. Pas als de ander er bewust van is dat hij niet alleen een probleem heeft maar óók een aandeel heeft in de oplossing, zal hij in beweging komen.
N-Mrii
Creëer beweging met N-Mrii Stress- & Performance Solutions!
Specialist in leiderschapsontwikkeling, strategische procesbegeleiding, groepsdynamiek, communicatieve vaardigheden, persoonlijke effectiviteit en stressmanagement.
Mail: info@nmrii.nl | Telefoon: 06 – 57 33 45 90 | Site: www.minderstressophetwerk.nl
Online live incompany trainingen voor teams! Nieuwe trajecten van zes sessies van 1,5 tot 2 uur!
Keuze uit de training ‘Jongleren met taken en tijd!’, ‘Flow op je werk!’, ‘Positief omgaan met verandering, tegenslag en negativiteit!’ of ‘Effectief communiceren op het werk!’.
