Stop mail-stress! 7 tips om handiger met je mail om te gaan…

Hoeveel mailboxen heb jij? Als ik alles bij elkaar optel blijk ik 5 mailboxen te hebben waarvan ik er 3 frequent in gebruik heb. Eén daarvan gebruik ik voor mijn activiteiten in het kader van N-Mrii Stress Solutions. Daarnaast heb ik nog een privémailbox waar naast de gebruikelijke mails enorm veel ellende binnenkomt van bedrijven waar ik ooit informatie heb opgevraagd en waar ik de bomen niet meer kan scheiden van het bos. En uiteraard heb ik een zakelijk account bij de werkgever waar ik werkzaam ben en waar eveneens forse hoeveelheden mails per dag binnenstromen. Oh ja, ik krijg vier van de vijf mailboxen ook op twee verschillende mobieltjes binnen. Daarnaast heb ik twee whats-app accounts, twee mobiele nummers waarop sms binnenkomt, messenger van facebook en van LinkedIn, een vaste huistelefoon en op het werk jabber. En, ik heb ook een skype-account en een deurbel voor face-to-face-contact. Ik ben dus enorm bereikbaar… Maar wil ik dat wel? Wat zijn de uitdagingen van mail?

Probleem 1 – De enorme hoeveelheid mail

En, ga daar maar eens aanstaan… elke dag je mailbox bijgewerkt en leeg… geen achterstallig gedoe. En met een lekker gevoel naar huis. Of is jouw mailbox ook zo’n energievreter die eindeloos vol staat met bekeken, niet bekeken en weer op niet gelezen gemarkeerde berichten staan? Het lijkt erop dat mail en app de leidraad van je dag aan het worden zijn. Want wees nu eerlijk. Als je op het werk komt, is het eerste en het laatste wat je doet, je mail bekijken en wegwerken. Je opent mail en sluit hem na 5 minuten weer (als ongelezen) omdat je er nu geen zin in hebt, je er over na moet denken of het veel meer tijd kost. Zo komt het voor dat je één bepaalde mail al tig keer geopend en gesloten hebt, zonder er ook maar iets mee te doen. De inhoud van de mail heeft zich inmiddels wel lekker genesteld in je hoofd…

Probleem 2 – De ander verwacht meteen een reactie

Maar wat is mail nu eigenlijk? Post? Telefoon? Een mail is een getypt bericht al dan niet voorzien van bijlagen dat in luttele seconden bij een ander is, waar ook ter wereld. Het is minder formeel dan post. Het lijkt op telefonisch contact omdat het bericht net zo snel als met bellen bij de ander is. Het lijkt dus synchrone communicatie omdat de ander meteen reactie verwacht. Maar mail is geen synchroon communicatiemiddel. Immers, de ander bepaalt wanneer hij reageert. Kortom, door mail is alles veel sneller en zijn de verwachtingen op een snelle reactie ook enorm hoog. Er zijn heel wat mensen die hun mail dag en nacht aan hebben staan, elke 5 minuten hun berichten checken en alle geluiden op hun mobiel na werktijd aan hebben staan zodat geen enkel bericht kan worden gemist.

Probleem 3 – Onduidelijke inhoud

Normale communicatie wordt bepaald door woorden, stem, intonatie en lichaamstaal. En de laatste drie missen in mail. Daar heb je alleen woorden en de woordkeuze. En die wordt bepaald door de afzender vanuit zijn eigen werkelijkheid. De lezer kan de woorden totaal anders opvatten. Tussen de regels door worden vaak dingen gelezen die er helemaal niet staan en waardoor de lezer de boodschap totaal verkeerd interpreteert. En dat leidt tot piekeren of rijzende nekharen. Hierdoor krijgt de ontvanger de neiging om helemaal niet te reageren en de mail weg te flikkeren of meteen op hoge poten een reactie terug te sturen… met alle gevolgen van dien… immers, die boodschap komt ook weer verkeerd aan waardoor contact alleen nog maar mogelijk is via een hatelijke mailwisseling. Daarbij wordt veel mail verstuurd zonder enig doel. Je weet niet wat er van je verwacht wordt, er staat geen vraag in, of geen deadline. En als je daar dan weer op gaat reageren, zijn we allemaal weer even zoet… daar worden we immers voor betaald.

Probleem 4 – CC’s en BCC’s

Oooh ja, en dan niet te vergeten dat de hele wereld mensen in CC of soms zelf BCC meeneemt. Want ja, je moet je toch echt indekken. De (B)CC-ontvanger moet immers reageren als hij of zij het er niet mee eens is. Zeker 25% tot 50% van mijn mail is een CC. Interessant… als die mensen die je zo graag willen informeren.

Onhandig met mail omgaan leidt regelrecht tot stress

Als die mails zorgen voor:

• onrust – je hebt geen overzicht, het lukt je niet om al je mail bij te werken, de inhoud van de geopende en gesloten mail blijft in je hoofd rondmalen.
• overbodige informatie – je krijgt heel veel informatie waar je niets mee hoeft en niets mee kan. Maar het leidt je wel enorm af van je echte werk.
• slechte nachtrust – de hele dag en ’s avonds je mail checken zorgt dat je hoofd vol blijft met allemaal informatie waarover je gaat nadenken.

Stop de mailstress!

Hoe kun je hier nu handiger mee omgaan?

Tip 1 – Werk je mail altijd bij van jong naar oud

Begin dus met de jongste en nieuwste berichten. Dan ben je meteen bij en zie je ook de geschiedenis op het oorspronkelijke bericht. Dat scheelt je een hoopt tijd.

Tip 2 – Als je een mail opent, werk deze dan meteen af

Volgens de getting-things-done methode beoordeel je een mail of hij binnen 2 minuten af te handelen is (en dat is 80% van je mail) of dat hij niet binnen 2 minuten is af te handelen. De mail die binnen 2 minuten af te handelen is, beantwoord je meteen en haal je ook meteen uit je inbox. Een mail die meer dan 2 minuten werk kost verplaats je naar je actiebox. Zorg dat er geen mails ouder dan een week in je inbox en actiebox staan! Door deze methode ben je niet eindeloos mails aan het openen en sluiten. Zonde van je tijd.

Tip 3 – Hanteer standaard een dag achterstand in je mail

Heel mensen zitten bovenop hun mailbox en reageren meteen op al hun mail. Als je de volgende dag je mail ordent op onderwerp, heb je meteen alle reacties en de volledige discussie in beeld. Iedereen heeft zijn zegje gedaan waardoor je makkelijk kunt beoordelen wat de voors en tegens zijn en hoe de belangen liggen. Ook is het spoedeisende karakter uit het verzoek verdwenen en zijn de emoties vaak alweer naar de achtergrond. Je kunt dan samenvatten en eventueel aanvullende vragen stellen of een gefundeerde mening verkondigen.

Daarnaast is het voordeel van een kleine achterstand, dat de ander je wel belt als het echt belangrijk is. Dan kun je heel makkelijk inspelen op de vraag van de ander en is het probleem meteen (telefonisch) opgelost.

Tip 4 – Bel de ander als je de mail niet snapt of vragen hebt

Ik bel heel vaak als ik een mail niet snap of als ik wil sparren. Vaak heb ik vragen over de achtergrond en een telefoontje zorgt ervoor dat we samen kunnen sparren en het probleem meteen de wereld uit kunnen helpen. Kennelijk ben ik erg ouderwets. Ik ben nog echt van het telefonische contact waarin ik veel meer diepgang en oprecht contact ervaar. Door te bellen ervaar ik meer betrokkenheid.

Tip 5 – Kleur je CC’s en doe er NIETS mee

Alle CC’s die ik ontvang hebben een knalroze kleur. Die vallen op in mijn mailbox en ik kan in één oogopslag zien waarom ik een cc krijg. Ik bepaal dan of ik de mail wel of niet wil lezen en of ik hem meteen in een andere bak zet. Ik heb een korte tijd een bak gehad waarin al mijn cc’s verdwenen. Maar bij belangrijke discussies, vond ik dat niet handig. Dan miste ik in mijn inbox te veel informatie. Dus mijn roze cc’s werken perfect voor mij. Een cc aan mij gericht is een mail die ik kennelijk voor kennisneming kan aannemen. Ik doe dus NIETS met cc’s. Ik reageer niet, ik grijp niet in, ik lees ze als ik tijd heb en neem ze voor kennis aan. Anders had de ander mij wel gewoon gemaild. Sommige afzenders sturen me een cc en spelen het klaar om me in de mail een verzoek te doen door mijn naam aan te halen met @Anne-Marie gevolgd door het verzoek. Fout, niet reageren… Dit is een probleem van de afzender.

Tip 6 – Mappen op datum of op klantnaam

Ik heb al mijn archiefmappen per 2 maanden gearchiveerd. Dus mijn mappen heten 2016 11 12 en 2017 01 02. Ik kan heel snel mijn mails terugvinden als ik ongeveer weet wanneer iets speelde. Als je weinig klanten hebt, kun je ook mails op klantnaam zetten. Ik gebruik bewust geen projectnamen of andere namen. Je bent binnen no time je eigen overzicht kwijt. Want plaats je managementcijfers voor het jaarplan onder het kopje Management Cijfers of onder het kopje Jaarplan 2017?

Tip 7 – Laat de bijlagen in de mail staan

Sla de bijlagen niet op in je mappen. Je kunt de mails eenvoudig vinden en de bijlagen dus ook. Dat scheelt weer een extra handeling en extra ruimte op de pc.

En zijn boeken vol geschreven met tips. En als je de technische kanten van outlook kent, kun je er nog veel meer uithalen. Maar dat is voor mij alweer te ingewikkeld. Heb jij nog handige tips? Ik ben heel benieuwd…

N-Mrii